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14 Opiniones para migrar datos desde cualquier software de gestión a Microsoft Dynamics CRM con éxito

Te dejamos 14 Opiniones/Sugerencias para la revisión de datos después de una importación o migración, desde cualquier software de gestión hacia una migración a Microsoft Dynamics 365 CRM (SALES, CUSTOMER SERVICE, MARKETING, FIELD SERVICE,..) basado en nuestros más de 25 años de experiencia

DISCLAIMER: Son nuestra opinión/sugerencia porque por los consejos cobramos

Abajo en este artículo encontrarás las 14 Opiniones/Sugerencias

Pero antes queremos hacer mención a la preparación desde el Objetivo y la Historia de donde y por qué existen los Miedos en los Clientes, ante esta situación de importar/migrar los datos entre un software de gestión a otro.

Objetivo

La importación de datos es el principal punto de STOP para que una empresa ( PYME, Corporate o Enterpirse) decida ir adelante en el cambio de sus sistema informáticos de gestión actuales, hacia una nueva herramienta como puede ser Microsoft Dynamics 365 CRM (SALES, CUSTOMER SERVICE, MARKETING, FIELD SERVICE,...) Que les brinde con ese cambio (actualización o mejora), miles de herramientas que realicen automáticamente sus actuales procesos manuales.

Reduciendo los errores y el caos que se produce al hacerlo de manera manual hoy. La ventaja u objetivo a conseguiré con el cambio, es que el CRM trabaja por ti, incluso cuando no estás en la empresa. Todo sigue funcionando automáticamente, bajo los protocolos establecidos (acciones, actividades, workflows, procesos de negocio,...). Algo que con los software de gestión que tengan más de 10 años son opciones inviables y no disponibles, que actúan como "palos en las ruedas" en el crecimiento y la gestión ordenada de las empresas.

MIEDOS y SUS ORIGENES ¿CÓMO VENCERLOS?

Aunque esto parece libiano, de libiano tiene poco. Porque basado en nuestra experiencia como peritos integradores de sistema informáticos de gestión con más de 25 años de experiencia en sectores tan dispares como la Banca, Seguros, Retail, Empresas Financieras, Logística, Entretenimiento, Salud.

Todavía hoy, aunque parezca mentira a usted nuestro lector, el 80% de las empresas tecnológicas siguen sin contar con un protocolo para la migración con éxito de las bases de datos de un sistema a otro.

Debido a esto, los resultados catastróficos en las migraciones de datos todavía a día de hoy... han provocado en los últimos 15 años que las empresas y personas que necesitan cambiar de software, tengan un miedo paralizante a la hora de tomar esa decisión, y por tanto, siguen el consejo del refrán "más vale lo malo conocido, que lo bueno por conocer..." Pues piensan que nadie, podrá migrar sus datos de toda la vida con éxito, porque su negocio es muy complejo y eso lo hará imposible.

Migrar ese sistema de gestión antiguo hacia un sistema informático actual que les brinde mejoras actuales. Prefieren seguir sufriendo con la pésima gestión de su sistema actual. Bajo el miedo de que han visto como otras empresas o personas que han intentado migrar de sistema han fracaso... y han tenido que volver a utilizar su sistema antiguo de gestión. Tirando el dinero. De ahí que la informática o el software están considerados como un gasto en lugar de una inversión.

Esa situación ha sido provocada porque en el sector de informática o software en los últimos 20 años, debido a la alta demanda de "profesionales" (dejamos entre comillas, lo de profesionales) ha hecho que en el sector haya mucha morralla:

Empresas de outsourcing que venden su humo, bajo el paraguas de que tienen miles de empleados expertos (formación de 3 videos de youtube + un curso de 17 horas). Lo que evitan decir, es que los tienen totalmente desorganizados, sin estructura clara, sin protocolos claros y establecidos, porque la rotación es muy alta y así llevan 20 años.

Empresas de software que entraron en un sector por carambola hace 25 años, se acomodaron y se han quedado obsoletos. Con el paso del tiempo al evitar invertir en actualizarse (porque los software de gestión a medida es lo que tienen, que a los 10 años quedan obsoletos y hay que reinvertir) arrastrando a todos sus clientes a esa obsolescencia

Empresas cuñado que dicen saber hacer de cualquier cosa y además, suelen ser Partners de múltiples productos (MICROSOFT, SALESFORCE, IBM,SAGE, ORACLE,...) , en un sector como es la informática donde la focalización en un producto brilla por su ausencia. Milagrosamente hacen de todo...

Por tanto, bajo esta mala experiencia existente, es lógico que el software se vea como un gasto, en lugar de una inversión.

¿Pensarán lo mismo que el software es un gasto?, empresas como AMAZON, UBER, AIRBNB, BOOKING, TRIPADVISOR, ...

Sorprende que para estas empresas el software de gestión es su herramienta clave principal. Saben que para evitar que se convierta en un gasto, deben invertir mucho tiempo en elegir a las personas o empresas adecuadas para hacerlo. Ellos lo dirigen, son ellos quienes seleccionan a personas o empresas especialistas en cada herramienta de software de gestión:

Para el ecommerce el experto o empresa experta exclusivamente en ese ecommerce.

Para el ERP el experto o empresa experta exclusivamente en ese ERP.

Para el CRM el experto o empresa experta exclusivamente en ese CRM.

Porque esas personas o empresas al ser expertos exclusivamente de ese producto, es normal que tengan un protocolo y experiencia para migrar correctamente los datos.

Desde cualquier sistema de gestión por complejo que sea hacia su herramienta donde son expertos.

De ahí la importancia de saber tener paciencia para seleccionar a los adecuados y no al primero que llega o tengan más cerca.

Una empresa de software especializada en un producto, debe tener como máximo 150 empleados. Si tienen más empleados, seguramente sea una empresa de consultoría outsourcing y debe quedar descartada a ser la última opción. Por lo que hemos explicado anteriormente.

14 Opiniones/sugerencias para migrar datos con total seguridad desde cualquier software de gestión a Microsoft Dynamics 365 CRM

1º Revisar en cada tabla o entidad importada lo siguiente:

Que el número de registros de la tabla o entidad origen es idéntico al número de registros de la tabla o entidad destino en Microsoft Dynamics 365 CRM (SALES, CUSTOMER SERVICE, MARKETING, FIELD SERVICE,..)

En caso de que el número de registros sea diferente entre la tabla origen y la tabla destino. Deberemos de buscar por un campo clave (número de contrato, número de factura, número o refrencia del artículo) en ambas tablas (origen y destino). Para poder comparar que puede estar sucediendo (Por ejemplo, la conversión de un dato ha dado un error y eso ha provocado que el registro haya quedado fuera de la importación)

Que el número de registros de la tabla o entidad origen es idéntico al número de registros de la tabla o entidad destino en Microsoft Dynamics 365 CRM (SALES, CUSTOMER SERVICE, MARKETING, FIELD SERVICE,..)

2º Revisar campos fecha. Un error muy común sobre todo en "profesionales" con poca experiencia en importación de datos a Microsoft Dynamics 365 CRM (SALES, CUSTOMER SERVICE, MARKETING, FIELD SERVICE,..) es que el campo fecha createdon siempre aparece la fecha en qué fue importado el registro.

En lugar de aparecer la fecha de creación del registro origen. (Si esto pasa, es un hecho que nos debe poner en alerta de poca experiencia de la empresa que está realizando la importación). Hay un campo overridecreatedon en Dynamics que resuelve el problema 😀 este problema es fácil y ahora que te lo hemos contado debería desaparecer 😀

3º Revisar que los campos fecha tengan las fechas de manera correcta (Revisar varios bloques de registros )

4º Revisar que los campos numéricos tengan los valores correctos (Revisar varios bloques de registros ). Uno de los errores comunes es que al mapear los campos para importar de una base de datos a otra, es que aparezcan más ceros en destino y por tanto, en un importe de 35,45 que estaba como valor en la base de datos origen. Aparezca ahora en Microsoft Dynamics CRM como 3.545,00. Cuidado con esto!!!

5º Campos en destino están null. Un error frecuente, es el encontrar campos que se han quedado vacíos después de la importación.

Esto suele suceder por varios motivos (el campo destino es más pequeño, un caracter especial que se ha traducido mal,..)

6º Relaciones huérfanas. El efecto de encontrar relaciones huérfanas, después de una importación es otro de los errores frecuentes.

Esto suele ser debido a que al importar se han importado antes las relaciones inferiores que los registros primarios. Un ejemplo es encontrar en la base de destino que tenemos los registros de Ofertas y los registros de talles de ofertas, pero al entrar en Microsoft Dynamics 365 CRM a una oferta no aparecen las líneas de oferta. El motivo como hemos dicho en relaciones huérfanas, es debido a que no se ha respetado el orden de la importación.

7º Lentitud en la importación. Debemos saber que no es lo mismo importar 300.000 (trescientos mil registros) que 450 M (cuatrocientos cincuenta millones de registros). Previamente se debe haber diseñado unos ETL's con multihilos que permitan añadir registros rápidamente. Si no podemos tardar en importar los datos semanas, en lugar de unas cuantas horas.

8º Apagar los plugin, workflows...es recomendable también :) porque de no hacerlo cada vez que se inserta un registro se dispararán y además del tiempo que ralentizará la importación, ejecutará el proceso y podrá crear datos inconsistentes.

9º Que cada registro quede asignado al usuario debido. Uno los errores que también es famoso es este. La empresa se pone a importar los registros desde el origen al destino en Microsoft Dynamics CRM y el resultado que obtiene, es que todos los registros han sido asignados a un único usuario (el que importó los datos).

Es importante haber creado previamente los usuarios para que en el proceso de importación se vayan asignando cada registros con el usuario propietario en Microsoft Dynamics CRM

10º Desactivar las reglas de duplicados en Microsoft Dynamics CRM. Porque de no hacerlo muchos registros pueden ser marcados como duplicado y el sistema los deja fuera

11º Revisar documentos, imágenes, archivos relacionados con los registros en destino con respecto a la base de datos origen

12º En caso de errores es conveniente tener un log que te permita descubrir todo lo que ha sucedido en la importación

13º Presentar al Cliente la importación sin haber realizado este chequeo que estamos aquí comentando (en interno la empresa de software). Es muy frecuente que incluso este tipo de empresas digan al Cliente que saldrán a producción directamente.

De ahí que el día del arranque se convierte en la peor pesadilla, jamás vivida. Dando normalmente el resultado que el Cliente dice que se vuelve al sistema anterior y de ahí sacarlo una segunda vez se volverá mucho más difícil por el "trauma vivido". Y de ahí que no quieran volver a cambiar de sistema.

Es tal el trauma que les han hecho vivir, que el Cliente descarta volver a intentar cambiar de software. Este error sin lugar a dudas, es el más frecuente que hemos encontrado al hablar en Preventas con Microsoft Dynamics 365 CRM con empresas y personas. Que se han encontrado sufriendo este tipo de trauma, a la hora de migrar de un software de gestión a otro. Ganarse la confianza después de pasar por un trauma así, es extremadamente complicado.

14º Hay que realizar al menos 3 procesos de importación:

Prevalidación en interno realizado por la propia empresa del software de gestión,
Validación por parte del Cliente acompañado por la empresa de software
Salida a Producción con garantía, una vez superados los dos procesos de validación anteriores

Los datos son el ORO de una empresa
(evita perderlos o que te los quiten)

El trabajo de migración/importación desde el sistema de software de gestión de una empresa hacia un nuevo sistema de gestión como puede ser Microsoft Dynamics CRM. Es un proceso muy serio y que pocas empresas ponen la atención en su importancia.

Hasta que luego se pegan la leche, el día de salir a producción y el trauma en el Cliente ya esta creado.

Por ende volver a intentarlo por parte del Cliente supone un gran rechazo por el trauma previamente vivido.

La importación de datos, debe ir bien a la primera, SIEMPRE!.

Por ello, nuestra opinión (porque por los consejos cobramos ) debemos evitar precipitarnos y pensar que es un proceso rápido, que cualquiera puede hacerlo y que el precio es poco importante.