Cuando se decide cambiar las tuberías (el software) en una empresa porque ya toca (porque se ha quedado viejo, porque nos ha comprado otra empresa, porque nos hemos unido a un grupo empresarial,....). Todo empieza igual, pidiendo un presupuesto (o dos o tres o ...)
Luego se evalúan y se decide por uno (lo normal el de precio más bajo o casi o el más cómodo, es decir de amigos, cuñados, un amigo que monta conmigo en bici, un compañero de la carrera,...)
Finalmente, en el 80% o más de las veces las involucrados de la empresa descubren:
Que la empresa que contrataron quizá era la menos cualificada para realizar el cambio de tuberías (software)
Que el tiempo de entrega se retraso hasta límites insospechados y hoy todavía no funciona
Que cuando ya parecía que se podía usar......:
Estaba poco probado y ...:
Las personas del equipo no podían realizar su trabajo, debido a que no funcionaba
Los Clientes no podían ser atendidos, porque no funcionaba
Todos estaban pendientes del cambio de tuberías (el software) y haciendo trabajos de achicar agua debido a errores del cambio de tuberías (el software), en lugar de poder realizar su trabajo diario
Se carecía de información para tomar decisiones porque todo estaba "manga por hombro" y no se disponía de información veraz para tomar decisiones
El tiempo seguía pasando y la situación no mejoraba:
Se empezaba a tener la sensación de que se perdían Clientes, pero no se podía hacer nada porque todo seguía igual a pesar del paso de los meses:
Las personas del equipo no podían realizar su trabajo, debido a que no funcionaba
Los Clientes no podían ser atendidos, porque no funcionaba
Todos estaban pendientes del cambio de tuberías (el software) y haciendo trabajos de achicar agua debido a errores del cambio de tuberías (el software), en lugar de poder realizar su trabajo diario
No había información para tomar medidas correctoras y poder contar los muertos, es decir:
el dinero dejado de ganar, debido a la perdida de clientes
el dinero invertido de más, debido a los retrasos de cambiar de tuberías (el software)
el dinero perdido por la reducción de ventas
el dinero perdido de errores provocados de no enviar correctamente a los clientes los recibos de igualas , cobros de servicios, cosas que se han cobrado mal o que no se han cobrado.... y que ya no se puede reclamar a los Clientes
Antes de decidirnos por una empresa de software: "debemos tener en cuenta: que existen más empresas de software, que setas en otoño y que las consultoras no son empresas de software sino proveedores de recursos"
Se debe tener en cuenta SIEMPRE, que cuando te embarcas en cambiar las tuberías (el software) en una empresa, al dinero del presupuesto inicial debes de añadirle estos extras que hemos comentado. Puesto que en el 80% de las veces se elije la opción más cómoda. Y por tanto, los muertos que se van a producir de que salga mal van a aparecer . Si ó Sí
Nuestro objetivo es asesorarte si tienes la suerte de leer este artículo hasta el final antes de empezar un cambio de tuberías. Si lo estás leyendo después, seguramente lo estarás leyendo con mucha más atención. Pero igualmente, siempre hay solución.
Por eso, existimos los poceros de CRM, para desatascar esos proyectos que parecen que nunca verán la luz. Y tranquilo, porque el coste de los poceros de CRM siempre será muy inferior al coste que ya se llevará metido tanto directa, como indirectamente en cambiar las tuberías (el software) con una empresa de IT/software de esas que hay cientos de miles y que salen como setas en otoño.
Como en cualquier sector tener 30 años de experiencia, puede ser equivalente a decir: "ESTAMOS OBSOLETOS" y en software, incluso esto es más frecuente encontrarlo
¿Cómo cambiar las tuberías (el software) en una empresa?
El cambio de una o varias tuberías (softwares) implica la intervención en partes individuales del sistema. Para que cada equipo se centre en su foco y luego al final todo encaje para que el conjunto del mismo pueda continuar al trabajo el día de arranque sin problemas graves que conlleven a la aparición de los muertos que ya hemos hablado
Cambiar las tuberías (el software) por completo, implica eliminar el sistema existente e instalar uno nuevo. Sin parar el negocio de una empresa.
Las dos fases principales para reemplazar el sistema se detallan a continuación:
La reconstrucción y mejora del sistema de tuberías existente (el software utilizado) sobre un nuevo sistema de tuberías (el nuevo software)
Trata de instalar y configurar las nuevas tuberías (el nuevo software), ajustar las integraciones con otros sistemas que estén enlazados como ERP, Ecommerce (Tienda web), Portal del Cliente, Pasarela de pagos,...... Para ello, es IMPRESCINDIBLE haber realizado previamente una fase de análisis exhaustiva, donde haber dejado por escrito funcionalidad, test de pruebas, riesgos, .... de cada implantación. Cada empresas es diferente y cada subsidiaria puede tener diferencias. Así como cuando se trata de fusiones y adquisiciones. Los famosos M&A's donde el sistema y la funcionalidad de la empresas adquirida puede tener infinidad de particularidades, que si no son detectadas, harán que el resultado de esa fusión /adquisición económicamente, sea ZERO.
El traspaso de datos del sistema actual al nuevo sistema
Este es otro de los puntos calientes, que muy pocos saben llevar a buen puerto y por ello, utilizan excusas de todo tipo (eran muchos datos, muy complejos, mejor sólo importamos los Clientes y con cuidado porque algunos se perderán...)🤣🤣🤣🤣🤣 "Dicen en dominicana que las excusas son de los perdedores y de los vagos"
Los datos, son como el ADN de una empresa. Perderlos todos o parcialmente es como nunca haber existido.
¿Qué factores influyen en el precio de cambiar las tuberías (el software)?
Son múltiples factores y es una tareas difícil, ya que puede variar escandalosamente, según la empresa de software seleccionada.
Hay múltiples variables, como son el número de subsidiarias, el número de departamentos involucrados, el número de integraciones con otros sistemas, el volumen de datos, los procesos que vayan a ser afectados (ventas, servicios, marketing, servicios a pie de calle, proyectos,...)
Y a eso, los costes indirectos como son:
Las horas de dedicación del equipo de la empresa en cuestión.
Por ejemplo si el equipo comercial tiene que dedicar 1 o 2 horas al día de media para ayudar a dar información, verificaciones,,,, a la empresa encargada de cambiar las tuberías (el software) golpeará directamente en una reducción de las ventas, al dedicar menos tiempo.
Si el equipo de atención al cliente tiene que dedicar 1 o 2 horas de medida para ayudar a dar información, verificaciones,,,, a la empresa encargada de cambiar las tuberías (el software) golpeará directamente en que los clientes puede que tarden más tiempo en ser atendidos y eso a su vez puede impactar en una perdida de clientes y de ventas
Si luego el cambiar las tuberías (el software) se lleva más tiempo del esperado o lo que es peor, el sistema se ha cambiado y no funciona, produciendo errores en ventas, facturando mal, con precios equivocados de productos, en servicio enviando a un fontanero cuando habían pedido un carpintero, enviando información a Clientes de manera equivocada de otros Clientes,... (son cosas que nos han contado Clientes que sufrieron en sus carnes antes de trabajar con nosotros )
¿Cuánto cuesta todo esto de cambiar las tuberías (el software) realmente?
Pues es algo que se debe estudiar antes de pensar en cambiar las tuberías (el software). Sobre todo a la hora de decidir si algo es CARO o BARATO. El director financiero debe hacer un ejercicio previo. Ese estudio arrojará una cifra de riesgo y esa cifra deberá ser también comparada con los presupuestos solicitados. Pues seguramente el importe más elevado será esa cifra con respecto a las cifras de los importes de los presupuestos.
Por tanto, basado en ese importe de costes indirectos del Director Financiero, podremos afirmar que lo realmente CARO de cambiar las tuberías (el software) en una empresa, son los costes indirectos de hacerlo mal
¿Cambiar las tuberías (el software), ¿es mejor hacerlo tu mismo o contactar con una empresa especializada?
Pues dependerá de su cuentas con un equipo interno cualificado para ello o no. En ambas opciones siempre puedes contactar con una empresa de software especializada que os ayude a realizar esa tarea. Pues en software hay muchas cosas ocultas y sólo personal cualificado es capaz de encontrar la solución más correcta, sin afectar a la operación diaria del negocio. Pues cabe recordar que el principal coste de cambiar las tuberías (el software) en una empresa no es el proyecto de software, si no los costes indirectos de no hacerlo bien como ya hablamos anteriormente
¿Cuánto tiempo se tarda en cambiar las tuberías (el software) en una empresa?
El tiempo dependerá del alcance y la complejidad del proyecto, en la mayoría de casos la mayor complejidad es el cambio en caliente del sistema. Es decir, cambiar de un día a otro el sistema de tuberías (el software) y que todo siga funcionando, salvo pequeñas incidencias por falta de uso. Sin que afecte a la operativa con Clientes, facturación, incidencias, servicio,....de una empresa que está en su actividad diaria. Aquí suele ser uno de los puntos donde la mayoría de consultoras fallan, porque desconocen como manejar un proyecto de implantación en caliente.
Para ello, es de vital importancia dedicar el tiempo necesario (sin prisas) previamente al perfecto acople y entendimiento de todas las partes involucradas en el nuevo sistema de tuberías (el nuevo software)
Y por supuesto, el tiempo de testeo. El tiempo de testeo suele ser dos veces el tiempo de desarrollo. Es decir, por cada unidad de tiempo para el desarrollo, se necesitan dos unidades de tiempo para testeo. Este suele ser uno de los principales puntos que las empresas que deciden cambiar las tuberías (el software), encuentran grandes diferencias al estudiar los diferentes presupuestos, para realizar el cambio de tuberías (el software).
¿Cuánto es el mejor momento para cambiar las tuberías (el software) en una empresa?
Si se siguen los pasos adecuados, cualquier momento es bueno. Simplemente tener una buena planificación realista y contar con una empresa especializada a poder ser con casos de éxito demostrables.
¿Por qué cambiar las tuberías (el software) en una empresa?
El principal motivo, es que las tuberías (el software) suele tener un tiempo de uso, si se elige bien de 15 años. A partir de ese tiempo, las tuberías (el software) se quedan deprecadas (anticuadas) y con ello, la actividad operacional de una empresa.
En una empresa todo tiene que fluir y por ello, tener un buen sistema de tuberías (software) es primordial para el correcto funcionamiento empresarial en todos sus ámbitos.
La principal diferencia entre una empresa del siglo XX y una del siglo XXI, es su sistema de tuberías (el software). La primera necesitas de muchos recursos humanos para realizar operaciones por falta de tuberías adecuadas (software). La segunda requiere de menos recursos humanos, porque tiene las tuberías (el software) adecuadas a cada tipo de operación que realiza, lo que le permite dimensionar su volumen de negocio con menos presión, que a una empresa del siglo XX.
De ahí que el importe (precio) de lo que se gasta anualmente en mantener actualizadas las tuberías (el software) en una empresa, dependerá de que visión empresarial se tenga. ¿Visión siglo XX o siglo XXI?